¡De regreso a la oficina!

Comienza un nuevo día, preparas el café, enciendes el computador y comienza la rutina del ya conocido teletrabajo: correos por leer y contestar, videollamadas y pendientes te esperan. Revisas tu agenda para verificar tus reuniones virtuales y revisas que internet esté funcionando bien para no quedarte “congelado” como la última vez. Los niños demandan tu atención y mientras te acomodas en ese rincón de la casa que tienes para concentrarte, tocan el timbre y hay un pedido que recoger. 

El teletrabajo ya es parte de la rutina de muchos chilenos, y vemos que en algunos está generando estrés, ansiedad, irritabilidad y ganas de volver a la oficina. Sin embargo, también observamos que hay otros que se sienten a gusto, cómodos y productivos trabajando desde casa. Así, tras la experiencia del teletrabajo, muchos piensan que no tendría sentido volver, mientras que otros no ven la hora de regresar, pues consideran que estar en el puesto de trabajo es esencial para ellos.

Sin embargo, lo cierto es que el confinamiento terminará tarde o temprano y para esto las empresas ya se están preparando para hacer frente a esta “nueva normalidad”. Para definir cuál es la mejor modalidad a seguir – ya sea de forma presencial, remota o mixta -, debemos considerar tanto las necesidades de la empresa, en términos de asegurar la continuidad de la operación, como también las necesidades de las personas, en términos de asegurar su bienestar y el cuidado de su salud.

Es importante señalar que como no hay una experiencia previa en el tema, este regreso al trabajo requiere una discusión sobre todos los elementos a tomar en cuenta para generar un plan de retorno seguro. A continuación, te mostramos algunas etapas y consideraciones que las organizaciones deben tener en cuenta para cada etapa de este plan progresivo:

1) Preparación:

Esta etapa es clave a la hora de planificar la apertura inicial de nuestras oficinas. Esta fase implica por un lado contar con un mapeo de nuestros colaboradores, pudiendo identificar a aquellas personas que pertenecen a algún grupo de riesgo, viven con personas de riesgo, sus condiciones de traslado, la cercanía del lugar de residencia al lugar de trabajo, etc. Y por otro lado también contempla un diagnóstico por parte de la empresa, respecto de la criticidad de los cargos, tanto a nivel de áreas, equipos de trabajo, proyectos de los que participa, es decir, grupos que requieren retornar a la oficina ya que son claves para asegurar la continuidad operacional del negocio (grupos críticos).

Finalmente, esta etapa se completa con la creación de condiciones de trabajo seguras para los colaboradores que estarán en la oficina, esto incluye pensar e implementar todas las medidas preventivas y de salud necesarias para el cuidado y bienestar de nuestra gente.

2) Apertura Inicial:

Esta etapa empieza cuando reabrimos nuestras oficinas, para este fin sugerimos planificar un regreso paulatino, “por olas”, estando la primera ola compuesta por no más del 30% de la dotación. De esta manera se establece como un piloto, en el cual vamos monitoreando las condiciones de trabajo que diseñamos en la primera etapa del plan. Aquí es importante estar atento a implementar de manera inmediata los cambios que sean necesarios en nuestros protocolos, con la finalidad de asegurar siempre la seguridad y las condiciones de salubridad requeridos.

Asimismo, en esa etapa es crucial contar con un potente plan comunicacional, que conste de diferentes campañas de sensibilización sobre los cuidados y protocolos de salud, así como de entrega de información respecto de los grupos que regresarán y quiénes son los que se mantendrán en modalidad de teletrabajo. Aquí es importante considerar a todos los colaboradores en las campañas comunicacionales.

3) Retorno Parcial:

Esta etapa se caracteriza por el retorno de la segunda ola de colaboradores, se sugiere que sean un máximo de hasta un 50% de la capacidad. Considerando que la ocupación ya es significativa y que la vuelta presencial a las instalaciones implica un cambio a nuestra rutina establecida por la crisis sanitaria, te aconsejamos incluir además de las medidas preventivas físicas, programas que protejan la salud mental de los trabajadores. Algunos de estos pueden ser mindfulness, talleres para manejo de emociones, espacios de esparcimiento y recreación, etc.

Aquí la comunicación y la capacitación siguen siendo pilares importantes de esta etapa del plan, reforzando las medidas y protocolos, y entregando información de los equipos que retornar, de los equipos que se mantienen en modalidad de teletrabajo, etc.

4) Nueva normalidad:

Esta etapa variará según las definiciones tomadas por cada organización en las etapas previas; si se pensó que solo retornaría un porcentaje de la dotación de manera presencial y se dejarían a algunas áreas en modalidad de teletrabajo como back up de los primeros; si habrá un sistema de turnos donde algunos estarán de manera presencial por un tiempo y otros de manera remota, etc. Independiente de lo que la empresa decidió, esta etapa es la consolidación del plan y es muy importante estar muy atentos a las necesidades de las personas, por lo que establecer canales de comunicación claros y abiertos con nuestros equipos es tarea fundamental. 

De manera transversal, la palabra clave de cualquier plan de retorno es la FLEXIBILIDAD; para ello debemos estar muy atentos a los requerimientos y necesidades de cada equipo, monitorear el cumplimiento de las medidas preventivas y casos de contagios y por último, estar atentos a las directrices y medidas del gobierno local y las entidades de salud.